Сегодня, более чем когда-либо, компании полагаются на технологии цифровой автоматизации процессов для повышения эффективности, снижения затрат и обеспечения столь необходимой гибкости в нестабильные времена. Благодаря более экономичным операционным бюджетам компании больше не могут позволить себе тратить деньги на трудоемкие и утомительные задачи. Например, согласно одному исследованию, офисные работники тратят примерно 69 дней в год на выполнение административных задач, что обходится компаниям в 5 триллионов долларов в год.
И не только офисные работники страдают от неэффективных рабочих процессов. Руководители тратят около 20% времени на работу, которую можно автоматизировать. На самом деле в современной экономике ни одна компания не может надеяться оптимизировать рабочие процессы или прибыль без интеграции автоматизации в процессы.
Методы, с помощью которых компании автоматизируют одну или несколько задач в рамках рабочего процесса, известны как цифровая автоматизация процессов (DPA).
Определение цифровой автоматизации процессов (DPA)
Цифровая автоматизация процессов или DPA – это метод, при котором цифровые технологии используются для автоматизации одной или нескольких задач, связанных с бизнес-процессом. Компании часто используют программное обеспечение как средство автоматизации для оптимизации рабочих задач. Использование DPA не обязательно означает, что все автоматизировано. Скорее, процессы только частично автоматизированы, а это означает, что все еще требуется какая-то форма человеческого взаимодействия.
Цифровую автоматизацию процессов часто путают с автоматизацией бизнес-процессов. Разница в основном заключается в объеме и сроках. Автоматизация бизнес-процессов – это метод, используемый для построения, выполнения и автоматизации бизнес-процессов компании. Однако DPA обычно происходит после того, как процесс был в некоторой степени оцифрован.
Преимущества цифровой автоматизации процессов
DPA предлагает компаниям множество потенциальных преимуществ. Эти преимущества включают:
1. Повышение удовлетворения сотрудников. DPA разъясняет роли и обязанности работников. Точки, в которых требуется вмешательство и взаимодействие человека, известны всей компании. Ведущее в отрасли программное обеспечение для автоматизации работы позволяет сотрудникам обращаться за помощью и беспрепятственно общаться с членами команды и руководителями. Компании также могут легко информировать сотрудников об изменениях рабочего процесса.
2. Улучшение обслуживания клиентов. Автоматизация позволяет сотрудникам меньше сосредотачиваться на трудоемких и утомительных задачах и тратить больше времени на помощь клиентам. Решения DPA также улучшают качество обслуживания клиентов, предлагая им более эффективное и приятное взаимодействие с сотрудниками компании. Например, банки могут улучшить качество обслуживания клиентов, автоматизируя процесс открытия нового счета.
3. Улучшение безопасности. Ручные и бумажные процессы не только неэффективны, они приводят к потере документов, нарушениям безопасности и низкому уровню соответствия. Такие инструменты DPA, как Master Data Management (MDM), упрощают хранение, защиту и доступ к важной информации и документации в электронном виде.
4. Снижение эксплуатационных расходов. Автоматизируя процессы, сотрудники могут быстрее выполнять задачи и сосредоточивать внимание на менее повторяющихся и более важных функциях.
5. Организационная гибкость. Вспышка COVID-19 показывает, насколько важно для компании иметь возможность быстро менять цели. Например, возможность для сотрудников при необходимости работать из дома. Или для университетов возможность перейти на виртуальную модель обучения и обратно. Даже когда все нормализуется, компаниям по-прежнему будет необходимо реагировать на такие вызовы, как изменение предпочтений и требований потребителей в режиме реального времени.
Примеры DPA
Существует множество различных примеров и вариантов использования цифровой автоматизации процессов в компаниях. Можно рассмотреть 2 примера: адаптация сотрудников или клиентов и заказы на покупку, чтобы лучше понять, как DPA работает в рамках данного процесса.
Подбор сотрудников или клиентов
Наем сотрудников или начало отношений с новым клиентом – это большая работа. Адаптация сотрудников включает, среди прочего, заполнение форм, сбор документации, организацию учебных занятий и назначение активов. Процессы адаптации вручную могут привести к избыточной документации, проблемам с соблюдением нормативных требований и низкому уровню удержания сотрудников. С помощью DPA компании могут автоматизировать одну или несколько задач по адаптации, устраняя узкие места в рабочих процессах, упрощая переходы между каждым этапом процесса.
Аналогичным образом, процесс открытия и регистрации нового счета требует от компаний сбора большого количества информации и документации от клиентов. Это не только неэффективно и дорого, но и приводит к затяжным процессам адаптации, что расстраивает новых клиентов. С помощью DPA компании могут автоматизировать различные этапы процесса, чтобы обеспечить более быстрый и приятный процесс адаптации.
Заказы
Заказы на покупку идеально подходят для цифровой автоматизации процессов, поскольку они повторяются и могут привести к значительным задержкам рабочего процесса. Компании обычно обрабатывают множество запросов на поставку каждый месяц, как разовых, так и повторяющихся. Заказы на покупку обычно требуют одного или нескольких утверждений и могут быть отправлены туда и обратно несколько раз для доработки.
Эти переходы могут привести к задержкам и снижению производительности. С DPA организации могут упростить процессы утверждения заказов на поставку. Например, после отправки заказа на покупку программное обеспечение для автоматизации цифровых процессов может направить запрос соответствующему заинтересованному лицу для утверждения и уведомить запрашивающую сторону, когда он будет утвержден.
Цифровая автоматизация процессов против роботизированной автоматизации процессов
Подобно DPA и автоматизации бизнес-процессов, DPA и роботизированную автоматизацию процессов часто путают. Хотя эти термины означают разные вещи, они часто используются вместе, чтобы улучшить качество обслуживания клиентов. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) использует интеллектуальные технологии автоматизации, такие как искусственный интеллект (ИИ) и машинное обучение (ML), для автоматизации повторяющихся задач. RPA призвана заменить вмешательство человека в бизнес-процессы.
Однако DPA не предназначен для полной замены задач, выполняемых людьми. Скорее автоматизация цифровых процессов направлена на автоматизацию процессов для улучшения рабочих моментов. Таким образом, в этом смысле RPA и DPA служат разным, но взаимодополняющим целям внутри компании и часто используются вместе как часть общих стратегий и инициатив организации по управлению бизнес-процессами (BPM).